Software entscheidet über den Markterfolg

Die deutschen Immobilienverwaltungen haben zu kämpfen.

Erstellt von Matthias Sykosch am 30. Mai 2016

Die deutschen Immobilienverwaltungen haben zu kämpfen. Der Markt ist geprägt von geringen Margen, knappem Personal und steigenden Anforderungen. Mit den heute verfügbaren Software-Lösungen sind die Unternehmen nicht in der Lage, die Herausforderungen der nächsten Jahre zu meistern.

Die Branche ist im Umbruch. Nebenberufliche Verwalter verschwinden vom Markt, alteingesessene Unternehmen finden keine Nachfolger, das fachliche Niveau nimmt jedoch zu. Das muss es auch, denn die Anforderungen steigen seit Jahren. Verwalter müssen bei ihrem täglichen Tun weit mehr als 50 Gesetze und Verordnungen beachten, Tendenz steigend. Der zusätzliche Aufwand ist enorm: allgemeine Verkehrssicherungspflichten, Legionellenprüfung, Betriebssicherheitsverordnung bei Aufzügen, Nachrüsten von Rauchwarnmeldern, das Betreiben technisch anspruchsvoller Anlagen der Gebäudetechnik, EnEV-konforme Modernisierungen samt Finanzierung einzelner Eigentümer und nicht zu vergessen die Dokumentation der Beschlusssammlungen sowie sämtlicher Prüf-, Wartungs-, Gewährleistungs- und Austauschfristen. Mit der Komplexität steigen die Schadensrisiken. Eigentümergemeinschaften sind also gut beraten, nicht nur auf die Verwaltergebühr zu achten, sondern auf das Wissen und Können ihres Verwalters.

Dem Branchenverband DDIV zufolge rechnen 78 Prozent der professionellen Verwaltungsunternehmen in diesem Jahr mit steigenden Umsätzen, fast ein Fünftel verspricht sich ein Plus von mehr als 10 Prozent im Vergleich zu 2015. Trotz der zunehmenden Professionalisierung sind jedoch Kosten- und Wettbewerbsdruck nach wie vor sehr hoch. Entsprechend selten wird eine auskömmliche Vergütung pro Einheit und Monat erreicht. Hinzu kommt der Anspruch vieler Kunden, dass Verwalter vom Gesetzgeber geforderte Zusatzaufgaben zwar erledigen, aber nicht extra abrechnen. Die geringen Margen führen auch dazu, dass Verwaltungsunternehmen kaum geeignetes Personal bekommen. Andere Branchen sind attraktiver und können mehr bezahlen. Nach einer Ende November 2015 erschienen Umfrage des DDIV klagen 85 Prozent der Unternehmen über Nachwuchs- und Fachkräftemangel.

Zusammengefasst heißt das: Die Aufgaben nehmen zu, die Marge ist knapp und Personal noch knapper. Aus diesem Dilemma führt nur ein Weg heraus: Die Arbeit muss effektiver und effizienter strukturiert werden als bislang. Für jeden Prozess, der öfter als einmal stattfindet, muss es einen dokumentierten Workflow geben. Alle Routineprozesse, von wiederkehrenden Buchungen bis hin zur Abrechnung von Wärme- und Betriebskosten, müssen automatisiert werden. So kann die wichtige Ressource Arbeitskraft zweckdienlicher eingesetzt werden. Deshalb wird künftig die Wahl der Verwaltungs-Software über den Markterfolg eines Unternehmens mitentscheiden.

Technik aus dem letzten Jahrtausend

Zugegeben: Getreu dem Motto aus frühen Software-Tagen „never touch a running system“ wechselt kein Unternehmer ohne Not seine Software. Denn das bedeutet anfangs viel zusätzliche Arbeit. Aber jeder sollte sich eine Frage stellen: Wie zukunftsfähig sind Programme, deren Plattformen 20 Jahre und älter sind und von denen die ersten Systeme bereits vom Markt genommen werden? Tatsache ist, dass die etablierten Verwaltungsprogramme technisch auf dem Stand des letzten Jahrtausends sind – egal wie zeitgemäß das Design ist.

Vor der Entscheidung über den Wechsel eines Software-Systems steht die Frage, wie im Unternehmen gearbeitet werden soll. Wie schafft man es, mit wenigen Mitarbeitern so viele Einheiten wie möglich zu verwalten? Im Backoffice beispielsweise wird kein Geld verdient. Deshalb müssen vor allem dort konsequent Prozesse standardisiert und Routinearbeiten automatisiert werden. Zusätzlich bedarf es ausführlicher Dokumentationen und eines jederzeit abrufbaren digitalen Archivs. Wer sein Büro so strukturiert hat, kann mehr Arbeit in Bereiche investieren, die Umsatz generieren – und die finden meist außerhalb des Büros statt. Das erfordert jedoch, dass alle Informationen jederzeit ortsunabhängig verfügbar sein müssen und dass mit jedem Endgerät überall gearbeitet werden kann.

Wer sich dafür entscheidet, so zu arbeiten, kommt mit herkömmlichen Programmen allerdings nicht weit. Entweder können sie die Anforderungen technisch nicht erfüllen, oder sie besitzen nicht genügend Tiefe, um alle wichtigen Prozesse abbilden zu können. Hier sind die Software-Hersteller gefordert, neue Programme zu entwickeln, mit denen Verwaltungsunternehmen erfolgreich sein können.


Der Autor

Matthias Sykosch (45) ist Experte für Verwaltungs-Software. 1990 gründete der Ostwestfale sein erstes Software-Unternehmen, das er zu einem der führenden Anbieter von Immobilienverwaltungs-Software in Deutschland machte und verkaufte. 2015 gründete er die neue Sykosch AG und entwickelt Cloud-Computing-Lösungen für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft.

Bildnachweis: Sykosch AG