„Der Weg führt in die Cloud und in offene Plattformen“

Interview mit Matthias Sykosch

von Oliver Mertens

2015 sprach ich mit Matthias Sykosch, der frisch gegründet hatte. Ziemlich genau fünf Jahre später reden wir erneut. Schließlich ist die Sykosch AG kein Start-up mehr, sondern ein Unternehmen, das Ergebnisse liefern muss. Im 1. Teil des Interviews möchte wissen, was aus den Visionen geworden ist, warum es zuletzt sehr still um ihn war und wie es weitergeht.

Hallo Matthias, die Sykosch AG ist jetzt fünf Jahre alt. Was hat sich bisher bei euch getan?

Mit Gründung der neuen Sykosch AG habe ich mir das Ziel gesetzt, eine völlig neue Cloud-Software für Immobilienverwalter zu entwickeln, die echten Mehrwert bietet. Dazu reicht es nicht aus, eine Software mit Stammdaten, Zahlungsverkehr und so weiter zu entwickeln und einfach nur in die Cloud zu transformieren.

Mir war schon bei der Gründung im Jahr 2015 klar, dass die Kernanwendungen angereichert werden müssen durch zusätzliche Programme Dritter. Damals sprach ich von einem Marktplatz. Ich wusste aber schon, dass das ein sehr langer Weg sein wird. Eine völlig neue Software vom Reißbrett zu entwickeln, ist nicht so einfach. Man braucht eine starke intrinsische Motivation, ein großes fachliches Wissen, Domänenwissen und das notwendige Kapital.

Von Beginn an habe ich die gesamten Kernthemen der Software-Entwicklung in Eigenregie entwickelt, die technische Basis gelegt, die Machbarkeit geprüft und die Architektur entworfen. Ich war also Software-Entwickler, habe programmiert und die Software gebaut. Auf der gesicherten Erkenntnis, dass das, was ich mir ausgedacht habe, auch funktioniert, habe ich die Firma gegründet. Danach habe ich mir Mitstreiter gesucht, die die Entwicklung zusammen mit mir vorantreiben. Zum Glück konnte ich schnell einige gute Team-Mitglieder finden, die an meine Vision glauben. Heute treiben 15 Mitarbeiter das Produkt mit mir voran.

 

Vor fünf Jahren hast du prognostiziert, dass das neue Arbeiten, das ihr ja auch im Unternehmen lebt, das Aus für herkömmliche Verwaltungs-Software sein wird. Ist es dann mit der Produkteinführung soweit?

Da muss ich die Erwartungshaltung etwas dämpfen. Zum Start haben wir ein einfaches Produkt zur Verwaltung von Immobilien, zunächst vorrangig für die Zielgruppe der selbstverwaltenden Eigentümer. Die Software wird dann schrittweise bis Ende kommenden Jahres mit der WEG-Verwaltung und weiteren Modulen angereichert. Aber wir haben schon mal einen guten Grundstock.

Ich glaube, wir erleben durch die Corona-Pandemie die Entwicklung im Zeitraffer. 2015 habe ich prognostiziert, dass wir uns nicht nur auf die Errungenschaften von Internet, Cloud und Digitalisierung verlassen dürfen, sondern uns ernsthaft darüber Gedanken machen müssen, wie wir zukünftig zusammenarbeiten wollen. Das Arbeiten an einem zentralen Büro-Ort ist auch bei Verwaltern perspektivisch ein Auslaufmodell. Sie müssen sich wie alle anderen an die geänderten Lebensgewohnheiten und Anforderungen der Jüngeren anpassen.

Wir müssen insgesamt mobiler werden und uns auf den veränderten Bedarf durch mehr Arbeiten im Home-Office einstellen. Und wir müssen dezentral denken. Das Originäre Geschäft des Verwalters, das im Kern aus Stammdatenpflege, Buchhaltung und Abrechnung besteht, ist schon heute dezentral. Selbst die Eigentümversammlung kann zurzeit nicht live vor Ort stattfinden. Mir geht es nicht nur um die Digitalisierung 4.0, sondern vor allem um die Arbeitswelt 4.0. Auch ein Verwaltungsunternehmen muss sich mit diesen neuen agilen Ansprüchen der Arbeitswelt auseinandersetzen.

 

Was hat die Digitalisierung mit der Arbeitswelt zu tun?

Wir machen uns ernsthaft Gedanken darüber, wie wir bestmöglich zusammenarbeiten können. Das ist letztlich der Dreh- und Angelpunkt für das, was wir tun. Mit diesem Selbstverständnis entwickeln wir Software, Partner-Lösungen und eine digitale Plattform. Das ist die Veränderung, die wir im Augenblick auch am Markt spüren.

 

Es geht also um das Zusammenarbeiten in der digitalen Immobilienwirtschaft. Was wollt ihr konkret verändern?

In den letzten fünf Jahren hatten wir rund 400 verschiedene Startup-Initiativen in der Immobilienwirtschaft, die sogenannten PropTechs. Vom kleinen Studenten-Startup über die etwas Größeren bis hin zu Multimillionen-Startups von großen Konzernen. Alle tummeln sich in unterschiedlichen Bereichen auf dem Markt: Bewirtschaftung, Vermarktung, die einen nur Gebäudetechnik, die anderen nur Energieeffizienz. Diese ganzen Insel-Lösungen buhlen um die Gunst der Unternehmen. Allerdings muss man diese Inseln irgendwann auch bündeln.

Am Ende fehlt die 360-Grad-Sicht über eine Plattform, die alle Services zusammenführt. In den vergangenen drei Jahren ist bei uns die Erkenntnis gereift, dass wir diese offene Plattform am Markt sind. Wir sind offen für jeden Service, jeden Dritten, jeden Partner, der daran interessiert ist, seine Services auf unserer Sykosch-Plattform zu integrieren, visualisieren und zu steuern. Die Motivation dazu – und das ist neu – kommt weder von uns noch vom PropTech, sondern von unserem Kunden.

Ein Nutzer unserer zentralen Plattform sagt uns zum Beispiel, dass er noch eine Schnittstelle zu seiner Software für einen digitalen Waschkeller braucht. Wir sorgen dann dafür, dass die Waschmünzenerlöse, die er in einer separaten Cloud-Software verwaltet, per Schnittstelle automatisch in die Buchhaltung einfließen, ohne dass manuell übertragen werden muss.

Durch solche Anforderungen unserer Kunden bekommen wir immer mehr Partner für unser digitales Ökosystem. Es entsteht und wächst durch den Bedarf unserer Kunden. Der Kunde ist also derjenige, der mit uns diese Plattform weiterentwickelt.

 

Warum stellt ihr die Bedürfnisse des Kunden so stark in den Mittelpunkt?

Wenn ich mir das Geschäft heute anschaue, stelle ich fest, dass die Arbeit des Verwalters nicht weniger, sondern mehr geworden ist. Und sie ist komplizierter geworden. Die PropTechs, einst angetreten, um die Arbeit zu erleichtern, haben bisher keinen entscheidenden Beitrag dazu geleistet, dass es besser geworden ist, ganz im Gegenteil. Sie sorgen dafür, dass die Dienstleistung des Verwalters noch teurer wird, weil er zusätzlich sechs oder sieben PropTechs bezahlen muss. Und er braucht zusätzliche Mitarbeiter, die diese Systeme pflegen, manuell Daten übertragen und damit umgehen. Gleichzeitig zwingen zum Beispiel Mieterkommunikationsplattformen den Verwalter dazu, schneller zu kommunizieren. Plötzlich kann der Mieter sogar nachts Meldungen abschicken, die er am liebsten morgens um 7:00 Uhr gelöst haben möchte. Solche Services haben heute noch keine Entlastung geschaffen, sondern den Druck auf den Verwalter erhöht. Und auch den Kostendruck.

Wir sehen die Chance, perspektivisch den Druck und die Komplexität zu verringern. Ein Verwalter, der künftig sagt, er möchte drei oder vier zusätzliche Services nutzen, muss sich nicht mehr selber kümmern. Wir haben einen Partnerlösungskatalog, aus dem er sich seine Services aussucht, und er kann starten. Das ist für uns die Zukunft, und wir sind für jeden Partner offen. Das ist unser Alleinstellungsmerkmal.

 

Ist es das, was du vor fünf Jahren mit nutzenorientierter Software gemeint hast?

Ja, denn für mich hat die reine cloudbasierte Software keinen Mehrwert gegenüber der auf dem Rechner installierten Desktop-Software. Erst durch die Services, die sinnvollerweise aus dem Internet kommen, entstehen ein Mehrwert und Innovationssprünge beim Verwalter.

Matthias Sykosch, Gründer und CEO, Sykosch AG
Matthias Sykosch, Gründer und CEO, Sykosch AG

Du legst großen Wert auf Prozessoptimierung. Warum sollen Verwaltungsunternehmen ihre Prozesse ändern – und warum geht das mit deiner Lösung leichter?

Die Prozesse sind wichtig im Unternehmen, sie entscheiden langfristig über den Erfolg. Deshalb zeigen wir unseren Kunden, dass es wichtig ist, sich Gedanken über Abläufe und Prozesse im Unternehmen zu machen. Nach wie vor hat der Großteil der Verwalter noch keine definierten Prozesse. Definiert heißt, die Prozesse müssen dokumentiert sein, und diejenigen, die die Prozesse ausführen, müssen sich daran halten. In den letzten zehn Jahren gab es viele Anläufe für TÜV- oder Iso-Zertifizierungen. Daran haben ein paar Dutzend Verwalter mit hohem Aufwand teilgenommen. Diese Ansätze sind für mein Empfinden zu weit gesprungen.

Unsere Software ist so dynamisch und flexibel, dass man sie aus unterschiedlichen Richtungen nutzen kann. Das hängt auch mit den Benutzergruppen zusammen. Man kann einen Assistenten nutzen, man muss es nicht. Dann macht man die Eingaben step by step per Hand. Ich kann zuerst mein Objekt anlegen und dann die Adressen, oder umgekehrt. Wie auch immer man das tut: Wir halten es für wichtig, dass Verwalter sich über die eigenen Prozesse Gedanken machen.

 

Heißt das, dass künftig alle Verwalter, die mit Sykosch arbeiten, nach dem immer gleichen “Schema F“ verwalten?

Nein. Dass man einen Prozess für alle Unternehmen verbindlich vorgeben kann, ist ein Irrglaube. Aber jeder Unternehmer sollte sich mit Prozessdokumentation und Transparenz beschäftigen.

 

Wie digital ist die Immobilienwirtschaft heute?

Ich benutze den Begriff Digitalisierung kaum, denn es geht für mein Verständnis um die Arbeitswelt 4.0. Die größten Effizienzvorteile liegen in der Frage, wie wir uns organisieren, strukturieren und wie wir zusammenarbeiten. Alle Verwalter sind heute digital, denn alle nutzen Software. Schon vor 30 Jahren habe ich meine ersten Kunden bei der digitalen Transformation unterstützt, indem ich sie von der Papierverwaltung auf eine Hausverwaltungs-Lösung auf Basis von MS-DOS weiterentwickelt habe. Das war eine echte digitale Transformation.

Die 3. Digitalisierungsstufe, hat mit Einführung der PC begonnen. Wenn man sich die heutigen Büros anschaut, stellt man fest, dass wir immer noch bei 3.0 sind. Jetzt geht es darum, den nächsten Schritt in die Cloud zu machen, um wirklich neue Services gewinnbringend zu nutzen. Damit können Unternehmer ihre Prozesse optimieren, Exzellenz zum Kunden bringen, schneller werden und Kosten reduzieren. Das ist für mich die nächste Stufe der Digitalisierung.

 

Was ist noch nötig für den Schritt von Digitalisierung 3.0 zu 4.0?

Zunächst muss es Angebote geben, und die gibt es bislang nicht. Von den rund 50 deutschen Software-Anbietern in der Immobilienwirtschaft bieten 47 noch immer Desktop-Lösungen an, die auf dem Server oder Rechner installiert werden müssen. Diese Software stammt technisch gesehen aus dem letzten Jahrtausend. Sie ist angereichert mit wenigen nützlichen Partner-Lösungen oder Eigenentwicklungen, das Ganze wird ein bisschen mit internetfähigen Services garniert. Aber alle Nutzer müssen noch immer ihren Rechner oder Server im Büro nutzen. Das ist ortsgebundenes Arbeiten wie vor 20 Jahren, und – das zeigt sich in der Corona-Zeit deutlich – eine Sackgasse.

Deshalb habe ich vor fünf Jahren ein weißes Blatt genommen, die erste Zeile Code geschrieben und völlig von vorne angefangen. Das ist meine Mission, das ist meine Chance. Es gibt außer uns keine etablierten Hersteller, die mit einem neuen Produkt bei null anfangen. Das ist auch nicht möglich, wenn man eine bestehende Lösung hat, die gepflegt werden muss. Man müsste eine zweite Einheit bilden mit den besten Leuten im Unternehmen, um eine Software von Grund auf mit neuer Technologie neu zu entwickeln. Die nötigen Kapazitäten hat niemand.

Ich hatte den großen Vorteil, ganz neu anfangen zu können und über viel Erfahrung in der Immobilienwirtschaft zu verfügen. Das ist unser Alleinstellungsmerkmal. Deshalb sind wir in der Entwicklung auch so weit vorne.

 

Wie entwickelt sich deiner Meinung nach der Markt für Verwaltungs-Software?

Zunehmend mehr Verwalter, die seit 10 oder 15 Jahren mit einer etablierten Software-Lösung arbeiten, beschäftigen sich mit der Digitalisierung, weil sie den nächsten Schritt in der Organisationsentwicklung und Modernisierung gehen wollen. Wir merken bereits heute, dass diese Entscheider nicht mehr nach lokal installierbarer Software suchen. Sie suchen nach internetbasierten Lösungen, die Wachstum ermöglichen, skalierbar sind und eine Innovations- und Investitionssicherheit bieten. Das hat sich in den letzten fünf Jahren verändert. Bis dahin mussten wir noch mit Engelszungen reden, dass die Digitalisierung und Organisationsentwicklung nur mit webbasierten Lösungen mit Partner-Ökosystemen gelingen kann.

Heute gibt es kaum noch Nachfrage nach Desktop-Software. Die Immobilienwirtschaft denkt heute wesentlich digitaler als damals. Und sie hat verstanden, dass die vielen notwendigen Services, wie unterjährige Verbrauchsabrechnung und Mieterkommunikation per App nur mit möglichst wenig Medienbrüchen und einer zentralen Datenplattform ohne Redundanzen sinnvoll sind. Egal wie ich mich drehe: der Weg führt in die Cloud und letztendlich immer in solche Systeme wie unsere Plattform.

 

Was bedeutet das mittelfristig für die Software-Anbieter?

Die etablierten Hersteller haben meiner Meinung nach zwei Möglichkeiten: Entweder sie entwickeln jetzt selbst – aber dafür fehlt ihnen das geeignete Personal, das die neue Technologie programmieren kann – oder sie nutzen Produkte Dritter.

Deshalb haben wir einen neuen Ansatz. Unsere Plattform ist dafür geeignet, auch den etablierten Herstellern als White-Label-Plattform zu fungieren. Vorausschauende und weiterdenkende Hersteller kann ich nur ermutigen, mal darüber nachzudenken, ob es nicht sinnvoll ist, anstatt etwas selbst zu entwickeln, unsere fertige Plattform-Lösung unter dem eigenen Markennamen zu nutzen und zu vermarkten. Schneller und einfacher kann man seine eigene Software-Entwicklung nicht vorantreiben.

Dass wir ein solches marktfähiges Produkt liefern können, haben wir mit dem ersten Produkt B.One Living von Minol auf der Basis unseres Kerns bewiesen. Jetzt schaffen wir eine Sykosch-Marke. Und genauso kann für jede andere Marke auch das Geschäftsmodell weitergetrieben werden.

 

Ihr seid also buchstäblich offen für jeden. Wie siehst du euer Verhältnis zum Kunden?

Wir agieren mit jedem auf Augenhöhe, sind transparent und grundsätzlich offen für jeden. So haben wir es im Sykosch-Team festgelegt. Da musste ich zunächst ein paar Mal schlucken und über meinen eigenen Schatten springen, weil ich noch in der alten Denke verhaftet war. Ich dachte „der Kunde ist jetzt unser, und da geben wir nichts von ab“. Heute bin ich froh, dass wir den neuen Weg eingeschlagen haben. Die Daten gehören in jedem Fall dem Kunden, ob er nun mit uns weiterarbeitet oder nicht.

Wir stehen im engen Kontakt mit unseren Kunden, weil sie es sind, die uns sagen, wen wir auf unsere Plattform aufnehmen sollen. Ob wir nun ein ähnliches Produkt haben oder nicht, spielt dabei keine Rolle. Für Kernthemen der Bewirtschaftung werden wir eigene Lösungen entwickeln, aber deshalb bleiben wir trotzdem offen für andere, selbst auf diesen Feldern. Wir gewinnen durch diese Offenheit mehr als wir verlieren können.

Deshalb brechen wir auch mit einem weiteren Tabu der Branche: Unsere Kundenkommunikation ist per Du. Uns geht es um Nähe, eine sehr vertrauensvolle Ansprache und die Kommunikation auf Augenhöe. Wir bieten dieses Du jedem an. Wer es nicht möchte, kann das natürlich ablehnen. Unserer Erfahrung nach gehört das zu unserem modernen Miteinander dazu. Deshalb bieten wir jedem das du an, ohne dabei respektlos oder flapsig zu sein. Letztlich wollen wir Kunden und Partner, die Lust haben, mit uns zusammenzuarbeiten und sich mit uns weiterzuentwickeln.

 

Ich danke dir für das Gespräch, Matthias.

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